Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.
e-Faktury wystawisz z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów lub przy użyciu programów komercyjnych.
Krajowy System e-Faktur (e-faktura) to kolejny etap wdrażania innowacyjnych e-usług administracji, ułatwiających rozliczenia między firmami i zapewniających im bezpieczeństwo rozliczeń.
Takie działania są kluczowe dla jeszcze szybszej i efektywniejszej identyfikacji oszustw podatkowych, zwłaszcza karuzel VAT.
Co to jest KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) oznacza zmianę procesu wystawiania oraz odbierania faktur. System KSeF umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.
Faktury ustrukturyzowane są sporządzane zgodnie z opracowanym przez Ministerstwo Finansów wzorem faktury w lokalnych programach finansowo-księgowych przedsiębiorców. Faktura po jej wystawieniu jest przesyłana z systemu finansowo-księgowego za pośrednictwem interfejsu (API) do centralnej bazy MF (KSeF), po czym jest dostępna w tym systemie i możliwa do pobrania przez kontrahenta.
Jak wystawisz fakturę w KSeF
Faktury ustrukturyzowane wystawisz:
z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów,
przy użyciu programów komercyjnych.
Etapy wprowadzania KSeF
1 stycznia 2022 roku wprowadziliśmy Krajowy System e-Faktur jako rozwiązanie dobrowolne. Od tego momentu masz możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Komisja Europejska wyraziła zgodę na obowiązkową e-fakturę w Polsce, planujemy aby w 2023 roku Krajowy System e-Faktur stał się rozwiązaniem obligatoryjnym.
Czy muszę przystąpić do KSeF
Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (e-fakturę) z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF jest dobrowolne.
Obecnie funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Kto korzysta z KSeF
Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
e-faktura = szereg korzyści dla przedsiębiorców
Zmniejszenie kosztów – faktury są przechowywane i archiwizowane w systemie KSeF przez 10 lat, nie ma konieczności przechowywania faktur w odrębnych systemach IT przedsiębiorców.
Usprawnienie obrotu gospodarczego – wprowadzenie jednego standardu faktury: zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe = cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur między podatnikami oraz księgowania faktur u podatników.
Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami oraz wzajemnych rozliczeń – wystawiona faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na automatyzację procesów księgowych.
Brak duplikatu faktur – nie ma możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury.
Wgląd w ścieżkę obiegu faktury – pewność, że dotarła do kontrahenta, stała dostępność kontrahenta do faktur w systemie KSeF.
Zwiększenie bezpieczeństwa podatkowego nabywców towarów lub usług.
Jeden stały format faktury z danymi ułożonymi w porządku określonym we wzorze faktury – zredukowanie pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych oraz oszczędność czasu pracowników firm.
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych uprawnia podatnika do zwrotu VAT w skróconym o 1/3 terminie – z 60 do 40 dni.
Uproszczenie rozliczania faktur ustrukturyzowanych korygujących in minus: u wystawcy z chwilą jej wystawienia, a u nabywcy, jeśli wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych – z chwilą jej otrzymania w KSeF.
Przedsiębiorca wystawiający faktury w KSeF nie musi przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te są automatycznie dostępne dla administracji w KSeF.
Stawiamy na bezpieczeństwo
Uzyskanie dostępu do KSeF i wystawiania faktur ustrukturyzowanych odbywa się po uwierzytelnieniu podmiotów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub Podpisu Zaufanego – bezpośrednio w KSeF. Zapewnia to bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.
Przedsiębiorcy niebędący osobami fizycznymi nie posiadający pieczęci kwalifikowanej mogą uzyskać dostęp do KSeF poprzez złożenie do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia (ZAW-FA) o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF. W ten sposób wyznaczana jest osoba fizyczna, która będzie zarządzać uprawnieniami elektronicznie w systemie. Formularz jest dostępny na stronie podatki.gov.pl.
Zachęcamy do korzystania z KSeF
Szczegóły dotyczące KSeF wraz z odpowiedziami na najczęściej pojawiające się pytania przedsiębiorców są dostępne na stronie podatki.gov.pl/ksef.
Dostawcy programów księgowych i finansowych wdrażający do swoich systemów fakturę ustrukturyzowaną mogą korzystać ze środowisk testowych, aby dostosować swoje systemy do wdrażanego rozwiązania.
Korzystanie z opcjonalnego KSeF zwiększy komfort przedsiębiorcy w momencie wprowadzenia modelu docelowego, powszechnego, fakturowania elektronicznego w KSeF.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)
Pytania dotyczące struktury logicznej e-Faktury FA(1) można kierować na adres: info.ksef@mf.gov.pl
Małgorzata Brzoza
Rzecznik prasowy
Izby Administracji Skarbowej
w Szczecinie
